企业文书管理规则(二)

企业文书管理规则
.以部门名义盖部门章：
①采购部门对厂商的行文。
②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。
.应依本款四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。
.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。
(二)关系企业各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：
.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。
.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。
.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。
.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。?
(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章。
(四)特定签署人及印信的文件从其规定。
(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。

八条 行文的判行权限

(一)以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长判行。
(二)以总经理署名行文者，除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理(主任)判行者外，应送各公司总经理室转呈总经理判行。
(三)以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行。
(四)以部门名义由厂处长署名行文者，应由部门主管判行。
(五)以部门名义行文者，应由部门主管判行。
(六)以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员判行。

(七)因专案业务需要，如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义，须盖用董事长或总经理之业务专用章者，行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之。
(八)固定格式文书，应由署名的主管于原稿判行后，授权业务主办部门主管依式行文。

□ 文书处理程式

ⅰ. 通则

九条 文书分类

(一)机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件，应依本规定八章规定办理。
(二)a类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核阅后始得分文办理。
(三)b类：一般文书及经常性业务往来文书。
(四)c类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。
(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。

十条　收发文登记单

(一)一联为收(发)文登记单，收发人员按流水号码顺序装订存查。
(二)二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。
(三)三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。
(四)四联为经办人员存查联，于文件办妥后按结案、未结案分类存查。
(五)五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。，