董事长办公室秘书岗位职责及工作流程

工作内容

工作要求

工作流程

一、 办公室

内 务

、办公环境

明亮整洁

一尘不染

家具摆放整齐

办公桌无文件累积

文件整齐规范

图书排放整齐

、 每天准时上班。

、 开窗通风。

、 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。

、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。

、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。

、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。

、 及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜。

、 每两周吸尘一次。

、文件管理

流程齐全

分类合理

处理及时

管理规范

、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。

、 外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。

、 内部红头文件：作好收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。

、 外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

、 内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。

、 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。

、 重要的和紧急的文件，须提醒董事长。

、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。

、 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。

二、来宾接待

彬彬有礼

热情接待

、 笑脸相迎，茶水相待。

、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。

、 索要名片。

、 及时向董事长请示。

、 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。

、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。

三、会务服务

、 董事会

准备充分

安排周全

接待周到

组织完善

、 会议议程的拟定。

、 确定与会人员。

、 会议通知起草和发送。

、 会议文件的准备。

、 会议场所的确认及会场布置。

、 会议签到及记录。

、 与会人员的接待工作。

、 工作会

、 检查会场环境是否干净整洁。

、 检查会议通知是否到位。

、 检查会议文件准备是否齐备。

、 会议人员的接待。

、 会议期间的服务。